Необхідно запам'ятати, що документи постійного та тимчасового термінів зберігання не групують в одну справу. Існує правило, яким у справу не поміщають більше 250 листів при його товщині не більше 4 см.
Положення, інструкції, правила, затверджені нормативними правовими та розпорядчими актами (наказами, розпорядженнями, рішеннями, постановами тощо), групуються разом із зазначеними документами. При їх затвердженні як самостійні документів вони групуються у самостійні справи.
3.5.4. Усередині справи документи повинні бути розташовані так, щоб вони за змістом послідовно висвітлювали певні питання. При цьому документи розміщуються в хронологічному порядку (вхідні – за датами надходження, вихідні – за датами відправлення) або за алфавітом авторів та кореспондентів.
Основні види зберігання
- Архівне.
- Бухгалтерське.
- Державне.