23 НК РФ зобов'язує організації та ІП зберігати протягом 5 років дані документів: для обчислення та сплати податків; бухгалтерського та податкового обліку; що підтверджують отримання доходів та здійснення витрат.
зведені річні, річні і з більшою періодичністю звіти повинні зберігатися в організації постійно; піврічні та квартальні – 5 років, За відсутності річних – постійно; місячні – 1 рік, за відсутності річних, піврічних та квартальних – постійно.
Документи, що передаються в архів, мають чіткий термін зберігання, якого організації зобов'язані законодавчо дотримуватися – тимчасові (до 75 років) та постійні терміни зберігання. Документи, у яких минув термін зберігання, підлягають знищенню.
Отже, довідки про доходи, Витрати, про майно та зобов'язання майнового характеру муніципальних службовців слід зберігати в особових справах муніципальних службовців. У свою чергу особисті відносини державних службовців зберігаються 75 років, а керівників – постійно (див.