Щоб документ мав юридичну силу, він повинен мати такі реквізити:
- Назва автора документа (організація або її структурний підрозділ, працівник, чиновник чи фізична особа, яка підписує документ).
- Дата документа.
- Назва місця розробки, видання, прийняття чи підписання документа.
- Підпис
Паперовий документ має юридичну силу, якщо на ньому є обов'язкові реквізити, власноручний підпис фізичної особи та у деяких випадках друк.
Усі види копій не мають юридичної сили, якщо вони не отримали спеціальне посвідчення. Це, наприклад, нотаріально завірені копії чи дублікат. документа – Повторний екземпляр оригіналу, що має юридичну силу, яка зазвичай видається при втраті документа (свідоцтва про народження, диплом і т. д.).