Основна частина оформляється з червоного рядка з дотриманням відступу від краю листа. У тексті пояснення автор вказує обставини (перепустка пари в конкретний день або час) та причину, через яку він не зміг бути присутнім на заняттях.
Серед подібних причин найчастіше зустрічаються екстрені ситуації, необхідності допомогти по дому, дорожні пробки, легкі захворювання та. т. п. Слід зазначити, що переважна більшість директорів шкіл та педагогів позитивно сприймають пояснювальні записки, якщо їхня кількість не перевищує 1–2 на місяць.
Правила прості:
- Повинна бути відсутня просторічна лексика, текст пояснювальній записки витримано в офіційно-діловому стилі;
- Викладена інформація має бути достовірною;
- Завжди пишеться від імені працівника;
- Містить підпис та дату оформлення.